Tout va trop vite pour vous ? Vous avez en permanence le sentiment de manquer de temps ? C’est un vrai paradoxe, selon Martine Daigremont, formatrice en ressources humaines chez Demos qui anime des sessions de coaching sur ce thème. « Le temps de loisir n’a jamais été aussi élevé, de même que l’espérance de vie, mais nous sommes dans des sociétés du comment faire, autrement dit, du comment aller plus vite », rappelle-t-elle. Insensiblement, la possibilité devient injonction, avec des conséquences délétères. « En voulant aller toujours plus vite, nous fractionnons notre temps, ajoute-t-elle. Nous n’arrivons plus à concilier la vie privée et professionnelle et nous perdons nos repères, ce qui réduit notre efficacité. » Parfois, c’est notre santé qui peut être menacée. Comment retrouver le chemin du temps maîtrisé et donc vécu ? Ses conseils en cinq points.
1 • S’ARRÊTER POUR RÉFLÉCHIR
Il convient d’abord se débarrasser des fausses évidences. Non, l’efficacité ne consiste pas à répondre le plus rapidement possible à l’attente des autres, comme lorsqu’on se précipite pour répondre à un mail en pensant naïvement que cela fait de nous un champion de la réactivité qui en sortira d’autant plus valorisé aux yeux de son interlocuteur. « Il faut arrêter de travailler dans l’immédiateté », insiste Martine Daigremont, qui recommande de réfléchir avant d’agir pour obtenir des réponses claires à des questions simples : quel est le cœur de ma fonction ? Qu’est-ce qui est le plus important ? Il importe donc de classer ses mails, comme tout dossier, en fonction de priorités.
2 • DÉTERMINER LES PRIORITÉS
Mais comment réfléchir à ces priorités ? Martine Daigremont propose d’utiliser la matrice mise au point par Eisenhower. En quatre cases – de l’urgent à l’important jusqu’à son exact opposé –, le 34e président des États-Unis avait mis au point un outil de décision d’une efficacité redoutable. Cette matrice permet de déterminer quelles tâches il faut effectuer immédiatement ou plus tard ainsi que celles qui peuvent être déléguées (urgent mais pas important) ou même ignorées (ni urgent… ni important).
Des échanges réalisés avec les participants de ses formations, la formatrice conclut que le plus important et le plus urgent, aujourd’hui, dans un groupe de travail, ce sont les décisions qui ont un impact collectif. « En utilisant ce critère, il devient clair qu’il y a peu d’urgences réelles dans la plupart des fonctions, remarque-t-elle. C’est un moyen de se préserver de ce climat d’urgence permanente qui peut avoir des conséquences sur la santé. »
3 • ORGANISER SES MAILS
Écrire des mails produit l’impression réconfortante de travailler, voire de beaucoup travailler. Tous les mails ne sont pas pour autant vraiment efficaces. Comment maximiser leur portée ? D’abord, l’objet du mail doit être « plein » et évoluer selon la situation. Par exemple, un intitulé avec une date de réunion comme objet du mail ne dit rien. « Il faut que le destinataire comprenne de quoi il s’agit précisément : de valider un compte rendu, de prendre une décision ? Dans un flot permanent de messages, un objet clair permet de déterminer les priorités. » Au fil des échanges, si des éléments importants surgissent, l’objet du mail doit être modifié ou complété pour en faire état. Là encore, il s’agit d’apporter la clarté suffisante au destinataire afin qu’il puisse prendre rapidement la meilleure décision. De son côté, il convient de ne faire qu’un seul objet par mail. Oubliez la pratique du paragraphe supplémentaire qui évoque un autre sujet dans un mail où il est question de tout autre chose. Les messages doivent être brefs, et clairs. « Un mail doit faire 5 lignes, assure même Martine Daigremont. Le but est d’informer ou d’agir. Cinq lignes en moyenne sont suffisantes pour atteindre ces objectifs. » Et le message doit, bien sûr, respecter des règles de courtoisie. Si vous voulez recevoir des mails avec un objet « plein », des message courts, clairs et bien formulés, il faudra commencer par donner l’exemple. On vous imitera.
4 • FAIRE LES CHOSES AU BON MOMENT
La physiologie humaine obéit à des rythmes. Les respecter permet d’atteindre une plus grande efficacité. « Le matin doit être dédié aux urgences et à la réflexion », estime Martine Daigremont. Après le repas, il vaut mieux éviter certaines activités… « De 13 h 30 à 15 h 30, le cerveau est moins efficace… Il vaut mieux consacrer cette période aux tâches les moins exigeantes : répondre aux mails sans caractère urgent et faire le tri. » C’est après 16 h qu’il vaut mieux effectuer des travaux de synthèse, élaborer des plans et les structurer. Cependant, un tel canevas reste indicatif, note-t-elle : « À chacun d’adapter ses activités à son propre rythme. »
5 • SAVOIR DIRE « NON »
Partant du constat que l’urgence est plus souvent postulée que justifiée, Martine Daigremont propose de réfléchir avant de répondre aux demandes. Et de ne pas oublier ses propres priorités, professionnelles et personnelles. Il ne s’agit bien sûr pas d’opposer une fin de non-recevoir aux demandes mais plutôt de formuler des propositions cohérentes avec les exigences de ses interlocuteurs. À noter qu’il n’est pas toujours utile d’expliquer les motifs car ils peuvent ne pas être partagés par celui qui formule la demande. « Si vous devez aller prendre vos enfants à l’école un peu plus tôt que d’habitude, vous pouvez indiquer que vous avez un impératif absolu mais que vous répondrez le lendemain à la première heure, explique Martine Daigremont. Il faut proposer une solution à son interlocuteur pour le rassurer. »
LE STRESS EST LÀ ? RESPIREZ !
Il n’est pas toujours possible d’échapper à l’urgence… et au stress qu’il provoque. « Dans ce cas, il faut respirer profondément », recommande Martine Daigremont. Une technique qui permet de réduire la crispation mais aussi de mieux oxygéner le cerveau et donc de résoudre plus rapidement et avec un maximum d’efficacité
le problème. Le souffle ramène vers ce qui est vital, donc aide à relativiser et à y voir plus clair. Engagée dans la formation depuis 1995, après des études de Lettres et de l’enseignement, la formatrice RH de Demos travaille sur quatre thèmes de prédilection : l’organisation et l’efficacité, la communication, les techniques pédagogiques et le développement des capacités personnelles.
