Agréger la donnée sans y passer 8 heures. Ne pas omettre les FNP dans le calcul du CA et de la marge globale d’un projet, le tout en temps réel. La tâche est complexe mais nullement impossible si les bons réflexes sont appliqués.
“Un chiffre ne vit que parce qu’il est partagé et parce qu’il est enrichi par l’ensemble des acteurs de la chaîne”.
En agence, et pour toutes les sociétés de service, cette évidence sonne comme un mantra, et résonne deux fois plus lorsqu’il s’agit de mettre en place des pratiques efficaces pour maximiser la rentabilité par projets.
Quant on sait que seulement 36% des organisations sont susceptibles de livrer des projets dans le cadre du budget qui leur est attribué au départ, l’affirmation de Matthieu Didailler - CFO du groupe Insign - prend tout son sens.
Le constat est simple. Plus les structures grandissent, plus les responsables financiers se trouvent accablés par le flot des tâches quotidiennes, répétitives, sans pouvoir prendre la hauteur qui serait pourtant indispensable pour piloter l’ensemble des aspects stratégiques liés à la rentabilité de leur organisation. Le temps passé par projet est-il mesuré et ajusté en fonction des compétences internes attachées auxdits projets ? Mes business units sont-elles profitables ? Qu’en est-il de mes taux d’occupation individuel ?
Au-delà du constat, la pratique. Pour entrer en action et appliquer les bons réflexes, ceux qui vous permettront de projeter à tout moment votre rentabilité par projets en quelques clics, revenons à la base et à l’essentiel. Suivez dès maintenant les 3 étapes simples qui ont fait leurs preuves chez les plus grandes agences francophones.
L’urgence à traiter : sur quels projets êtes-vous déficitaire actuellement ?
Pour avoir les idées claires sur un projet et pouvoir avancer sereinement, vous devez impérativement avoir accès à 2 métriques clés :
- L’avancement dans le projet : où en sont les équipes à l’instant T dans la production par rapport à ce qui a été vendu
- Le temps passé réellement sur le projet : la charge dépensée par équipe, compétence ou business unit
Pour un financier, l'exercice est difficile. Encore trop peu utilisés, sous exploités ou dispersés, les outils qu’utilisent chacunes des équipes en interne ne se révèlent que très rarement être des outils financiers suffisamment efficients sur ces sujets.
Agréger la donnée se traduit alors comme un exercice de funambule manquant de tomber dans l’imprécision à chaque pas supplémentaire, sur la corde mince que constituent les informations partagées par chacun individuellement et de manière sporadique.
Pourtant, si vous voulez faciliter le suivi financier et pouvoir avoir accès aux bonnes métriques aisément c’est inévitablement une étape à franchir.
Si vous avez la chance de posséder un outil commun sur toute votre chaîne de valeur, efficace de la finance à la gestion de projet en passant par le commercial, pensez à vérifier que vous pouvez y suivre à la fois vos projets à l’avancement, que la facturation de vos clients se fait au bon moment (et dans l’idéal de manière automatisée à chaque échéance !) et que la planification des ressources par projet est anticipée à au moins 3 mois afin, si besoin, de réaffecter vos forces vives et vérifier aisément l’impact de ces changements sur le budget du projet et ses marges.
L’action chirurgicale : augmentez votre capacité à anticiper les dépassements budgétaires
Une fois votre constat établi vous avez maintenant la capacité de comprendre en temps réel la direction que prend un projet, que prennent chacun de vos projets, que prend la rentabilité globale de l’entreprise (85% de la rentabilité d’une agence est issue de celle de ses projets - et donc de la bonne balance temps passé / temps vendu sur ces derniers).
Vous possédez concrètement une vue claire pour partager avec vos clients les actions concrètes qui sont opérées pour mener à bien leur projet, le temps passé et les dépassements.
Il est souvent inévitable que les projets dépassent le budget estimé au départ, et c’est OK. Seulement vous devez, vous, savoir sur quels pans se situent ces dépassements, et ajuster le tir, si ce n’est pas pour ce projet en question, appliquer les apprentissages sur les prochains.
Comprendre précisément la rentabilité dès le devis est crucial. Maîtriser le temps passé pendant le projet, mais aussi en avant vente l’est tout autant.
Pour ne pas inciser trop profondément et faire des choix trop radicaux - si il est encore temps - pilotez régulièrement, de manière hebdomadaire et sur la base des métriques que nous avons développé précédemment aux côtés de vos clients.
Seulement 5% des agences dépendent largement des tableurs aujourd’hui, avec une grande majorité - 52% - utilisant des outils disparates qui n’intègrent que partiellement des possibilités de liens et d’intégration avec d’autres outils.
Les agences qui ont pris toute la mesure des enjeux liés à l’analyse de la data en temps réel ne constituent que 14% de la proportion totale des agences en France.
Cicatrisez sans stigmates et devenez furious pour développer votre rentabilité
C’est avec la volonté d’éviter les erreurs de consolidation et les intégrations multiples sur différents outils, peu voire pas du tout utilisés par les différentes équipes, que nous avons conçu Furious. Bénéficier d’une vue agrégée en quelques clics et en temps réel de l’ensemble des métriques de la chaîne de valeur de votre structure n’est plus un luxe, c’est une réalité avec notre logiciel :
- Suivi du temps : évaluer le temps passé par projet à un instant T versus le temps vendu sur le devis - par compétence, business unit ou encore type de mission - le tout en fonction de vos grilles tarifaires.
- Facturation et bons de commandes : centralisés, l’envoi peut être automatisé, le suivi des achats se fait simplement, le tout étant bien entendu rattaché aux projets
- Modèles de rapports financiers (ou non !) adaptés aux problématiques des sociétés de service : plus de 200 widgets pré-configurés et personnalisables sont disponibles (répartition des achats par projets, CA facturé sur la période, MB facturée sur la période etc…)
Vous souhaitez en savoir plus sur notre Furious solution ? N’hésitez pas à contacter nos experts pour bénéficier d’un essai gratuit ICI.